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處在適者生存的時代,「真正的學習」刻不容緩-1

適者生存的時代裡,存活的關鍵就是「效率」 企業需要效率 如同「時間就是金錢」所表示的意思,今日資訊時代裡,時間的價值已經日益增加。但是我卻認為,與其強調「時間就是金錢」,不如改稱「時間就是價值」更來得貼切。正如同字面上的意涵,筆者所期望的便是在與人會面時,能夠貫徹「在互相重視彼此寶貴時間的交流下,有意義地善用時間」的準則。 加班經常是顯現能力不足的證據。希望各位在處理事務時,都能將迅速簡潔視為日常習慣。想要把握要領快速完成工作,首先必須先掌握優先處理的順序。循序漸進地依次完成工作。此處的重點在於,嘗試軟性地將工作做適當的次序更換,而非一味固守成規地埋首苦幹。性質類似的工作也可一併完成,另外,收發與瀏覽郵件的動作最好在開始工作前告一段落。上班時間仍會目不轉睛盯著電腦銀幕的職員,工作效率往往較差。 「時間就是價值」講求提升工作效率與速度。會議時經常會碰上現場狀況不如想像中順利的情形,因此常必須不斷地藉由討論來修正內容。但反過來想,如果有時間討論過程中的不順暢,不如先想辦法盡快提出結論,當發現失敗時再加以修正甚至鳴金收兵,這樣的速度才是進行會議時所追求的效率。在時間與成本尚未過度耗費時切入主題,順利的話成果也會倍增,而即使失敗也能在最短時間內重整旗鼓。 處在構思準備的階段時,就不應該過度追求完美的結果。如果過於執著地要求完美,往往會讓自己忽略做出細微調整的時機。例如準備在某處購屋前,就必須抱著在當地搭帳棚露宿的精神實地探訪,如此便能夠詳細瞭解,新住家周圍住著什麼樣的鄰居,或豪雨時是否會積水造成災害等細部資訊。 在此強調的工作速度是希望各位能瞭解,唯有盡早釐清失敗處與應改善的地方,才是邁向成功的捷徑。 二十歲世代所經歷的業務員生涯中,與其滿足於眼前些微的成就,不如多去嘗試可能會遭受挫敗的體驗,如此反而能延伸自己的未來性。當然在面對失敗時,仍必須考慮自己所能承受的範圍,以不造成自己的致命傷為底限,如此一來失敗反而能成為提升自己的正面能量。 從此結論來看,二十歲世代時所歷經的失敗就等同於習得經驗所需的「學費」。 幸運的是,二十歲世代總能獲得周圍較寬容的對待。例如同樣的失敗如果發生在三十歲或四十歲世代的身上,往往會失去當業務員的資格,嚴重時甚至可能遭到免職的處罰。就因為失敗允許發生在二十歲世代的身上,因此就算將在日本企業裡就職的二十歲世代,當成受到少年法保護的一群亦不為過。   速度的重要性勝過於完美 不論任何工作均有完成期限的要求,毫無限制的職務基本上並不能算是工作,而應歸類於興趣或娛樂的一種。 因此,當受到上司指派工作時,內容往往會加上「○月○日前必須完成」的附加條件。如果工作內容沒有附帶完成期限,那必定是上司的疏忽,此時職員應主動向上司確認。 在此筆者想建議各位,應提早在期限到來前將工作完成,即使只是比規定日期早一天也好。比起確實地遵守期限的規定,並將工作做到十全十美,不如避免過度拘泥於完美的成果,以較快的速度提前完成工作,較有利於整體作業。盡早向上司交差並詢問上司的意見或評價才是重點所在。 在此情況下,上司與職員的關係就如同顧客與產品製造者般。上司的身分相當於「消費者」。也就是說,身為職員的自己必須試著滿足上司的要求。當上司表示不滿意時,就必須理解該如何改進,並依循上司的意思加以修正以獲取認同,如果將改正的時間也算在內,到截止日期才勉強完成工作通常是不合格的。 如果經常到了期限逼近才勉強結束工作,就可能會令上司感到不滿,而無法獲得如何改進的意見,最後落得必須自己摸索的下場。也就是容易給人「他做事速度還不夠成熟」的負面印象。因此如果能在截止日期前一至二天回報工作,就可能獲得「這裡和這裡我不太滿意」等較具體的訂正指示。接著只要將受到批評的部分修正後再交出即可。此時亦能留給對方「做事很有效率」的好印象。 此處重點在於,將「實際完成的作品」在應該報告工作進度的適當時機提出,便能達到上述的效果。 但是,不論是二十歲、三十歲或四十歲世代,經常都會為了追求完美,而忽略了工作時最重要的速度與效率。一絲不苟地完成工作的確相當重要,但檢視成果的人所要求的正確性,也是必須審慎思量的要點。另外,當加快工作速度時,錯誤也會出人意料地不容易出現。
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